I.
PENDAHULUAN
Dalam dewasa ini seiring
perkembangan zaman yang semakin maju secara pesat, sumber daya manusia ( SDM )
dituntut bukan hanya untuk sebatas bekerja dan bekerja tanpa menghiraukan
kualitas mutu yang berkesinambungan sehingga menyebabkan terjadinya krisis
kreatifitas, krisis loyalitas, dan krisis intelektualitas dalam kurun
waktu tidak ditentukan kedepannya, yang penting mereka melaksanakan tugas
dan kewajiban tanpa ada upaya untuk mengembangkan.Oleh sebab itu, informasi,
tegnologi, dan komunikasi sebaiknya digunakan semaksimal mungkin untuk
melatih diri dan mengasah secara trampil baik keterampilan intelektual
maupun keterampilan motorik ( daya gerak ). Sehingga lebih mudah untuk bisa
berinovatif secara kreatif dan kritis dalam menjawab tantangan serta
rintangan sebagailahan untuk terus berkembang secara
professional baik dari peran SDM maupun institusi yang dikelola.
Namun hal itu, institusi yang
berkualitas serta dukungan SDM yang profesisional adalah adanya “dalang” atau
peran aktif seorang pemimpin yang memiliki seni kepekaan terhadap beberapa
persoalan baik eksternal maupun internal, sehingga akan memberi nilai positif
terhadap kepuasan bagi para konsumen. Berangkat dari itu, perlu adanya sebuah analysis jobs
dari masing – masing tugas setiap karyawan atau manajer sebagai bentuk komitmen
mereka terhadap institusi atau organisasi sesuai tujuan yang akan dicapainya.
II.
RUMUSAN MASALAH
1. Pengertian Analisis Pekerjaan
2. Tujuan Analisis pekerjaan
3. Manfaat Analisis pekerjaan
4. Teknik-teknik Pengumpulan
Informasi Analisis Pekerjaan
5. Metode Analisis Pekerjaan
6. Proses Analisis pekerjaan
8. Informasi Pekerjaan
9. Prinsip dan Prosedur Analisis
Pekerjaan
10. Keterkaitan Analisis Jabatan
dengan Fungsi-fungsi Manajemen SDM
11. Bentuk-bentuk Penyajian hasil
Analisis Jabatan
12. Perencanaan Pekerjaan
13. Langkah-langkah perencanaan
Pekerjaan
14. Deskripsi
Pekerjaan
15. Spesifikasi
Pekerjaan
16. Spesifikasi
Jabatan (Job Spesification)
17. Desain
pekerjaan
18. Faktor-faktor
yang mempengaruhi desain pekerjaan
III.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Analisis Pekerjaan
Analisis
pekerjaan (job analysis) adalah suatu konsep yang tidak dapat dipisahkan
dari organisasi. Organisasi merupakan sekumpulan pekerjaan yang dikerjakan oleh
orang-orang yang berkerjasama, baik pada bidang yang sama maupun yang berbeda,
yang ada dalam suatu wadah untuk mencapai tujuannya. berdasarkan hal tersebut,
dalam organisasi terdiri dari banyak pekerjaan, orang-orang yang bekerjasama,
dan sumber daya lainnya dalam rangka mencapai tujuannya. seluruh sumber daya
dan pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam suatu organisasi akan diatur dan
dilaksanakan oleh manusia untuk mencapai tujuannya. oleh sebab itu, sumber daya
manusia memiliki peran yang besar dalam pencapaian tujuan organisasi. Tugas
manusia dalam organisasi mengatur pekerjaan secara efektif dan efisien.
Analisis
Pekerjaan adalah proses yang sistematis untuk mengenal karakteristik suatu
pekerjaan. Berbagai informasi dapat diperoleh melalui analisis pekerjaan
meliputi tugas, wewenang, tanggung jawab,
kondisi kerja, dan syarat-syarat kualifikasi yang dibutuhkan seperti
pendidikan, keahlian, kemampuan, pengalaman kerja, dan lain-lain agar seseorang
dapat melaksanakan tugas dengan baik.
B.
Tujuan Analisis
pekerjaan
1.
Spesifikasi
Karyawan, yaitu dengan adanya Analisis pekerjaan maka syarat-syarat kepegawaian
dapat dimiliki, mengetahui tugas-tugas yang terkandung dalam suatu pekerjaan
dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh setiap orang yang menduduki jabatan
tersebut.
2.
Kebutuhan
Pelatihan, yaitu dengan adanya Analisis pekerjaan, maka dapat diketahui
kemampuan maupun keahlian apa yang dibutuhkan karyawan, sehingga dapat
ditentukan program pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan tersebut
dalam membantu pelaksanaan pekerjaannya.
3.
Penentuan
Peringkat, yaitu dengan Analisisi pekerjaan, maka dapat diketahui bobot dari
suatu pekerjaan, sehingga dapat dinilai dan dibandingkan antara jabatan yang
satu dengan jabatan yang lain, dan akhirnya dapat disusun peringkat jabatan
dalam organisasi.
4.
Pengembangan
Metode, yaitu dengan Analisis pekerjaan dapat dilakukan perbaikan-perbaikan
terhadap berbagai metode kerja dalam
suatu pekerjaan.
C.
Manfaat
Analisis pekerjaan
Analisis
pekerjaan merupakan suatu aktivitas yang penting dilakukan oleh manajer sumber
daya manusia untuk membangun kesatuan tugas yang dilaksanakan oleh karyawan.
Setiap pekerjaan membutuhkan beberapa informasi yang berkaitan dengan
tugas-tugas dan tanggung jawab serta persyaratan yang dituntut suatu pekerjaan.
Beberapa informasi tersebut akan bermanfaat terhadap berbagai macam kepentingan
antara lain:
1.
Perancangan
Pekerjaan
Dalam perancangan pekerjaan
berkaitan erat dengan analisis pekerjaan, karena untuk merancang suatu tugas yang
dibutuhkan berbagai informasi secara terperinci tentang tugas-tugas yang
tersedia. Selain itu, merancang pekerjaan akan membutuhkan peralatan-peralatan
dan sumber daya manusia yang tersedia secara lengkap.
2.
Perencanaan
sumber daya manusia
Kegiatan ini merupakan tugas manajer
sumber daya manusia untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang
dibutuhkan. Manfaat dari informasi pada analisis pekerjaan akan memenuhi
tuntutan suatu pekerjaan. Proses perencanaan sumber daya manusia membutuhkan
informasi tentang isi dan spesifikasi pekerjaan. Informasi ini berguna untuk
mengetahui kebutuhan akan sumber daya manusia pada suatu priode tertentu dari
rencana strategis.
3.
Rekrutmen dan
Seleksi
Rekrutmen merupakan proses mencari
tenaga kerja untuk mengisi kekosongan pekerjaan yang ada dalam organisasi.
Berbagai informasi pekerjaan dibutuhkan untuk mengetahui apakah perlu dilakukan
rekrutmen atau tidak. Pada masa ini
organisasi mengeluarkan dana yang cukup besar untuk memperoleh sumber daya
manusia yang berkualitas baik melalui proses seleksi.
4.
Pengembangan
Sumber daya Manusia
Secara umum, setiap karyawan dalam
suatu organisasi membutuhkan pengembangan. Program pengembangan sumber daya
manusia akan bermanfaat bagi karyawan untuk memperbaiki pengetahuan dan
ketrampilan yang dimiliki, karena berdampak pada peningkatan kinerja karyawan
itu sendiri. Pengembangan dapat dilakukan bagi karyawan yang kinerjannya
dibawah standar pekerjaan untuk memperbaiki kinerjannya. Bagi karyawan baru,
pengembang perlu dilakukan untuk menambah pengetahuan dan ketrampilan kerja
agar sesuai dengan kebutuhan. Bagi perusahaan, program ini berguna untuk memperbaiki
kinerja perusahaan yang berakibat pada peningkatan daya saing perusahaan.
5.
Penialaian
Kinerja
Penilaian kinerja membutuhkan
informasi tentang seberapa baik kinerja setiap karyawan. Tindakan ini dijadikan
sebagai dasar untuk memberikan penghargaan bagi karyawan yang bekerja secara
efektif, dan memeperbaiki kinerja yang kurang efektif. Melalui anlisis
pekerjaan, organisasi dapat mengidentifikasi perilaku dan hasil kerja yang
efektif atau tidak efektif.
6.
Perencanaan
Karir
Perencanaan karir merupakan
pandangan ke depan atas apa yang dicita-citakan individu dengan peluang-peluang
yang mungkin tersedia pada organisasi. Setiap individu akan mengalami proses
penyesuaian atas pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki dengan persyaratan
yang dibutuhkan suatu pekerjaan. Tanpa informasi yang demikian, sulit bagi
setiap orang untuk merencanakan karirnya dalam memperoleh keberhasilan
pekerjaannya.
7.
Pemberian
Kompensasi
Kompensasi merupakan suatu kewajiban
bagi pemberi pekerjaan untuk memberi penghargaan atas jasa yang disumbangkan
karyawan dari pekerjaannya. Jenis dan besarnya kompensasi yang diberikan kepada
pemangku pekerjaan dapat ditentukan sesuai deskripsi pekerjaan. Kompensasi
dapat dibayarkan dalam bentuk finansial maupun non finansial.
8.
Evaluasi
pekerjaan
Evaluasi pekerjaan berarti menilai
sejauh mana individu melaksanakan aktivitas yang merupakan tanggung jawabnya.
Sederetan rangkaian tugas-tugas merupakan tanggung jawab seseorang dibagi ke
dalam beberapa tahap untuk menyelesaikannya. Setiap tahap pekerjaan akan
dinilai keberhasilannya, ini dapat dijadikan dasar untuk menilai keberhasilan
individu dalam menyelesaikan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Agar
suatu pekerjaan dapat dinilai secara cermat, perlu informasi yang akurat
mengenai satuan-satuan tugas yang ada.
D.
Teknik-teknik
Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
1.
Observasi
Mengenai karakteristik suatu
pekerjaan dapat dilakukan melalui pengamatan. Tentu cara memperoleh informasi
melalui teknik ini perlu dilakukan perhatian yang cermat atas suatu pekerjaan
secara berulang-ulang agar dapat dipahami secara jelas. Metode ini membutuhkan
peralatan seperti alat-alat tulis, kamera, tape recorder, dan peralatan
yang dapat membantu pengamat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
2.
Wawancara
Memahami suatu pekerjaan dapat
dilakukan melalui wawancara dengan pemangku pekerjaan dan supervisor. Wawancara
merupakan suatu metode yang biasa dilakukan para analis pekerjaan untuk
memperoleh informasi secara langsung dari responden.
Ada beberapa cara yang biasanya
dilakukan dalam melakukan wawancara, antara lain sebagai berikut:
a.
Wawancara
individu dilakukan kepada setiap karyawan
b.
Wawancara
kelompok dilakukan kepada kelompok karyawan dengan pekerjaan yang sama
c.
Wawancara
dengan satu atau beberapa supervisor yang mengetahui pekerjaan tersebut
3.
Kuesioner
Metode kuesioner merupakan cara yang
dilakukan untuk mengumpulakan informasi melalui sejumlah daftar pertanyaan
tentang suatu pekerjaan kepada para karyawan.
4.
Catatan
Karyawan
Suatu cara lain yang dapat dilakukan
adalah dengan cara informasi pekerjaan dikumpulakan dengan meminta kepada para
karyawan untuk menguraikan tugas-tugas yang mereka lakukan sehari-hari dalam
sebuah buku harian. Menggunakan metode ini, informasi dapat diperoleh secara
spontan sehingga kecil kemungkinan karyawan memberikan informasi yang tidak
benar. Kegiatan ini dilakukan agar memudahkan para karyawan untuk memperbaiki
kesalahan yang pernah dilakukan, demikian pula untuk tujuan peningkatan kinerja
di masa akan datang.
5.
Kombinasi
Metode ini dilakukan dengan cara memadukan beberapa metode yang
relevan dan saling melengkapi untuk mencapai kesempurnaan dalam menganalisis
pekerjaan.
E.
Metode Analisis
Pekerjaan
1.
Analisis
Jabatan Fungsional
Metode ini adalah suatu metode yang
menjelaskan pekerjaan secara komprehensif dengan menggunakan peringkat pada
tiga kegiatan, antara lain: berkaitan dengan data, manusia, barang/benda.
2.
Kuesioner
Analisis Posisi
Kuesioner Analisis Posisi adalah metode
yang menggunakan daftar pertanyaan yang menggunakan daftar periksa checklist
dalam mengidentifikasi unsure-unsur setiap pekerjaan.
3.
Kuesioner
Uraian Jabatan Manajemen
Metode ini adalah suatu metode yang
dapat digunakan untuk menganalisis jabatan manajerial. Melalui metode ini
terdapat 13 komponen penting yang berkaiatan dengan pekerjaan manajer, antara
lain:
a.
Perencanaan
pada bidang produk, pasar dan keuangan
b.
Koordiansi pada
bagian-bagian yanga ada dalam organisasi
c.
Pengawasan
bisnis internal
d.
Tanggung jawab
atas produk yang dihasilakan
e.
Hubungan dengan
masyarakat, termasul pelanggan
f.
Konsultasi
lanjutan
g.
Keleluasaan
dalam bertindak
h.
Komitmen dalam
bidang keuangan
i.
Pelayanan pada
staf
j.
Pengawasan
k.
Kompleksitas
dan stes
l.
Tanggung jawab
keunagn pada tinggkat lanjut
m.
Tanggung jawab
atas sumber daya manusia yang luas
Metode ini diciptakan untuk menganalisis pekerjaan manajerial yang
berkaiatan dengan tindakan perilaku dalam pekerjaan. Metode ini akan bermanfaat
untuk menciptakan kelompok pekerjaan dan menempatkan pekerjaan manajerial baru
ke dalam kelompok pekerjaan yang sesungguhnya, agar dapat menyususn prosedur
seleksi karyawan, penilaian kinerja, pengembangan karyawan, dan pemberian
kompensasi kepada manajer.
F.
Proses Analisis
pekerjaan
Analisis
Pekerjaan akan terbentuk melalui beberapa tahapan dan ketersediaan informasi
yang lengkap serta memilih metode dan teknik yang tepat.
Ada beberapa proses Analisis
Pekerjaan sebagai berikut:
1.
Merencanakan
Analisis Pekerjaan
Sebagai langkah awal yang penting
dilakukan dalam analisis pekerjaan adalah perencanaan, yang mana kegiatan ini
dilakukan sebelum pengumpulan informasi dari berbagai sumber. Pada tahap ini,
analisis pekerjaan menentukan tujuan dari analisis pekerjaan sebagai dasar
untuk kegiatan itu. Hal lain yang perlu diperhatikan pada tahap ini adalah
memastikan ketersediaan informasi yang dibutuhkan sebagai dasar untuk membuat
analisis suatu pekerjaan. Alasan ini dianggap penting karena tujuan yang
dirumuskan secara matang harus didukung ketersediaan informasi yang lengkap.
2.
Mempersiapkan
Analisis Pekerjaan
Tugas para analisis pekerjaan pada
tahap ini adalah menentukan jenis pekerjaan menurut tinjauan. Pada tahap ini
akan dilakukan pengidentifikasian tugas-tugas dalam pekerjaan untuk mengetahui
karakter pekerjaan tersebut. Untuk mengetahui hal itu perlu diketahui sumber
dan jenis serta metode dan teknik pengumpulan informasi yang dibutuhkan untuk
kepentingan analisis pekerjaan.
3.
Implementasi
Analisis Pekerjaan
Setelah persiapan selesai dilakukan,
tahap berikutnya adlah mengumpulkan dan menganalisis informasi. Berbagai
informasi dikumpulkan untuk keperluan analisis pekerjaan yang menghasilkan
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Beberpa macam teknik pengumpulan informasi
yang dapat digunakan antara lain pengamatan, wawancara, kuesioner dan
lain-lain.
4.
Memebuat
Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Pada tahap ini adalah tahapan
pembuatan draf deskripsi dan spesifikasi pekerjaan, setelah selesai pada tahap
tersebut maka selanjutnya adalah proses pengesahan deskripsi dan spesifikasi
pekerjaan yang dilakukan oleh pimpinan.
5.
Evaluasi
Analisis Pekerjaan
Deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
telah dilaksanakan sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan. Pada tahap ini
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan perlu dilakukan evaluasi, apakah efektif
untuk dilaksanakan selanjutnya atau tidak. Biasanya manajer menginginkan agar
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan dapat dipertahankan mengingat proses yang
cukup panjang, memebutuhkan biaya dan waktu relative lama. Namun, keinginan ini
tidak dapt dihindari akibat adanya perubahan-perubahan yang dialami oraganisasi.
Perubahan-perubahan dapat terjadi karena perkembangan teknologi mengakibatkan
sistem organisasi menuntut perubahan yang tidak dapat dihindari. Semakin
luasnya pasar akan meningkatkan permintaan ke atas suatu produk, sehingga
kemungkinan akan dilaksankannya perluasan struktur organisasi. Untuk
mengefektifkannya kembali perlu dilakukan perubahan atas deskripsi dan
spesifikasi pekerjaan yang selama init telah dilaksanakan.
G.
Informasi
Pekerjaan
Setelah mengetahui pengertian dan
tujuan analisis pekerjaan tersebut, maka dalam melaksanakan suatu analisis
pekerjaan harus dianalisis dua aspek dari sustu jabatan, yaitu:
1.
Aspek kegiatan
pelaksanaan pekerjaan, yaitu mengenai apa yang sebenarnya dikerjakan oleh
pemangku pekerjaan
2.
Aspek
persyaratan dari seorang pemangku pekerjaan, yaitu syarat-syarat yang harus
dipenuhi oleh seorang pemnagku pekerjaan agar dapat melaksanakan tugas dan
pekerjaannya dengan baik.
Agar dapat melakukan analisis terhadap kedua aspek tersebut,
diperlukan informasi-informasi yang berhubungan dengan jabatan yang akan
dianalisis. Informasi yang diperlukan tersebut dikenal dengan informasi
pekerjaan. Dari sekian banyak informasi pekerjaan yang dibutuhkan untuk
dianalisis, dapat digolongkan ke dalam dua jenis informasi jabatan, yaitu:
1.
Informasi
pekerjaan yang bekaitan tentang pelaksanaan pekerjaan, yaituinformasi yang
menyangkut mengenai apa yang dikerjakan, bagaimana mengerjakan tugas atau
pekerjaan, mengapa harus melakukan tugas atau pekerjaan tersebut.
2.
Informasi
mengenai persyaratan pekerjaan, yaitu informasi yang menyangkut mengenai
kualifikasi umum dan kualifikasi khusus yang harus dimiliki seoramnga karyawan.
Yang termasuk ke dalam kualifikasi umum, anatara lain pendidikan minimum yang
disyaratakan, pengetahuan yang harus dimiliki seorang karyawan, kemampuan dan
keahlian yang harus dimiliki karyawan dan lain-lain. Sedangkan yang termasuk
kualifikasi khusus antara lain bakat yang dimiliki, minat kerja, kondisi fisisk
yang sehat, jenis kelamin dan lain-lain.
H.
Prinsip dan
Prosedur Analisis Pekerjaan
Adapun beberapa prinsip yang harus
dilaksanakan dalam analisis jabatan adalah sebagai berikut:
1.
Batas-batas
pekerjaan dalam suatu pekerjaan harus ditentukan dengan jelas yang menyangkut
kewenangan pekerjaan dan batasan waktu
pekerjaan agar tidak terjadi tumpang tindih.
2.
Analisis
pekerjaan harus didasarkan kepda kenyataan di mana data yang digunakanharus
benar-benar actual dan dapat dipercaya dengan maksud untuk mengurangi
subjektivitas individu.
3.
Proses
aktivitas dalam suatu pekerjaan harus disususn secara kronologis untuk
mempermudah menganalisis dan mengevaluasinya.
4.
Situasi atau
kondisi pekerjaan harus diperhatikan agar analisis dapat memahami mengapa suatu
pekerjaan harus dilakukan dalam suatu jabatan tertentu.
Adapun beberapa analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:
1.
Tentukan tujuan
analisis pekerjaan, karena ini merupakan langkah awal yang harus dilakukan
untuk mengetahui tujuan dilakukannya analisis pekerjaan dan informasi apa yang
diperlukan.
2.
Perencanaan
analisis pekerjaan, meliputi:
a.
Penentuan
informasi umum tentang organisasi dan cara memperolehnya.
b.
Penentuan
komponen informasi pekerjaan yang menyangkut identifikasi pekerjaan,
pelaksanaan pekerjaan, dan persyaratan pekerjaan.
c.
Penentuan
metode pengumpulan data yang mencakup pendekatan-pendekatan yang digunakan,
sumber data, dan teknik pengumpulan data.
3.
Pengumpulan
data pekerjaan, meliputi:
a.
Memilih unit
kerja yang akan diambil datanya
b.
Inventarisasi
pekerjaan yang ada dalam unit kerja yang bersangkutan
c.
Inventarisasi
jumlah pemangku pekerjaan
d.
Menentukan
jumlah sampel pada unit kerja
e.
Memilih nama
pemangku jabatan sebagai sampel
f.
Melakukan
pengumpulan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data tertentu
g.
Mencatat dalam
lembar kerja analisis pekerjaan
4.
Pengolahan dan
pekerjaan, yaitu melakukan pengolahan data
5.
Penyajian hasil
analisis pekerjaan, yaitu penyajian dalam bentuk uraian pekerjaan atau
deskripsi pekerjaan, persyaratan jabatan, klasifikasi pekerjaan, desain
pekerjaan, dan nilai pekerjaan.
6.
Penyusunan
program-program manajemen SDM
I.
Keterkaitan
Analisis Jabatan dengan Fungsi-fungsi Manajemen SDM
Analisis
jabatan memiliki keterkaitan dengan berbagai fungsi manajemen SDM. Hal itu
dapat kita lihat dari suatu analisis jabatan akan dihasilkan deskripsi jabatan
yang berisi gambaran mengenai isi dari suatu jabatan baik yang menyangkut
tugas/ pekerjaan, standar kinerja, bobot jabatan, dan persyaratan pemangku
jabatan. Suatu persyaratan jabatan akan digunakan sebagai dasar untuk
melaksanakan pekerjaan dalam lingkup penarikan karyawan.
Dengan membandingkan standar kinerja
dengan kenyataan, maka dapat dilakukan fungsi manajemen SDM yaitu penilaian
kinerja yang menjadi dasar bagi pelatihan dan pengembangan karyawan.
Dengan menggunakan standar kinerja
dan persyaratan jabatan, maka dapat ditentukan nilai jabatan yang menjadi dasar
pemberian kompensasi sebagai salah satu fungsi manajemen SDM.
J.
Bentuk-bentuk
Penyajian hasil Analisis Jabatan
Beberpa bentuk
penyajian hasil analisis jabatan adalah sebagai berikut:
1.
Deskripsi
jabatan, diartikan sebagai suatu keterangan singkat yang ditulis secara cermat
mengenai tugas, kewajiaban, tanggung jawab dan wewenang dalam suatu jabatan
tertentu. Isi deskripsi jabatan meliputi: identifikasi jabatan, sifat jabatan,
dan kualiafikasi/ persyaratan pemangku jabatan.
2.
Persayaratan
jabatan merupakan suatu pernyataan menegnai kualitas minimal seorang karyawan
untuk mendududki suatu jabatan tertentu. Persyaratan tersebut meliputi: syarat
umum dan syarat khusus. Syarat umumnya terdiri dari tingka pendidikan, pengalaman
kerja, keahlian kerja, dan pengetahuan kerja. Sedangankan syarat khususnya
terdiri dari kondisi fisisk, jenis kelamin, bakat, minat, emosi, dan lain-lain.
3.
Klasifikasi
jabatan merupakan pengelompokan dari jabatan-jabatan berdasarkan basis
tertentu. Basis pengelompokan terdiri dari dua macam yaitu: pengelompokan
berdasarkan tugas dan pengelompokan berdasarkan peringkat.
4.
Desain
pekerjaan merupakan suatu rancangan aktivitas yang terdapat dalam suatu jabatan
tertentu. Penyususnan rancangan pekerjaan dilakukan setelah analisis jabatan
dan penyusunan struktur oragnisasi. Bagi suatu organisasi yang memiliki
struktur organisasi lam dapat dilakukan penyusunan struktur oraginasasi baru
yang dikenal dengan job redesign. Rancangan pekerjaan dapat dilakukan
dengan dua cara, yaitu: rancangan pekerjaan yang sederhana dan bersifat global
dan rancangan pekerjaan yang terperinci.
K. Perencanaan Pekerjaan
1.
Pengertian
Perencanaan Pekerjaan
Perencanaan
pekerjaan adalah penentuan program kerja yang dilakukan pertama kali sebelum
melakukan pengorganisasian, aktualing, dan kontroling yang akan membantu
tercapainya sasaraan yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi. Perencanaan
memiliki beberapa unsur, diantaranya kegiatan yang telah ditetapkan
sebelumnya, adanya proses, adanya hasil
yang ingin dicapai dan masa depan dan
waktu tertentu. Perencanaan pekerjaan harus mempertimbangkan berbagai faktor.
Faktor primer yang harus dipertimbangkan adalah Rencana Strategis
Organisasi. Strategi dasar, sasaran-sasaran terperinci, tujuan-tujuan untuk
mewujudkan strategi akan menentukan pekerjaan.
Pengertian Perencanaan Pekerjaan dalam Pendidikan
Perencanaan adalah berfikir ke depan
mengenai jalannya kegiatan yang dilakukan dengan mempertimbangakan segala
faktor yag terkait dan ditujukan kepada sasaran tertentu dan terukur yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dengan melakukan perencanaan secara matang, maka
organisasi akan siap menghadapi berbagai kendala dan rintangan karena telah
diperhitungkan sebelumnya melalui perencanaan. Jadi, Perencanaan pekerjaan
adalah suatu pemikiaran ke depan diciptakan untuk mengenal karakteristik suatu
pekerjaan agar mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Setiap jenis
pekerjaan memiliki karakter yang berbeda. Berbeda karakteristik pekerjaan akan
menimbulkan perbedaan metode pengerjaannya, peralatan yang digunakan,
ketrampilan, pengetahuan dan kemempuan yang dimiliki oleh pekerja yang harus
dipenuhi
Rancangan pekerjaan yang baik akan
menghasilkan tugas-tugas yang diselesaikan secra efektif dan efisien, tanpa
perencanaan yang baik akan mengeluarkan biaya yang besar, di samping sasaran
tidak tercapai. Pada awalnya, tenaga professional akan membutuhkan biaya dan
waktu yang besar untuk merancang suatu pekerjaan, tetapi akan menghasilkan
hasil kerja yang baik untuk kegiatan selanjutnya.
Dalam melakukan perencanaan terdapat
beberapa syarat sebagai berikut:
1.
Menentukan
tujuan, yaitu sasaran spesifik dan terukur yang akan dicapai pada waktu yang
akan datang
2.
Menetapkan
kegiatan yang dilakukan, yaitu dengan menganalisis faktor-faktor yang
berhubungan dengan kegiatan tersebut
3.
Waktu yang
diperlukan untuk mewujudkannya, apakah dalam jangka panjang atau pendek
4.
Pengaturan pelaksanaan, yaitu bagaimana cara
melaksanakan perencanaan tersebut
K.
Prinsip-prinsip
Perencanaan Pekerjaan
1.
Kontinuitas
Perencannan pekerjaan yang baik
harus dibuat dan dipersiapakna untuk tindakan terus-menerus dan berkesinambungan,
dan perlu pemikiran peningkatan serta perbaikan di masa yang akan datang. Hal
ini hanya bisa diwujudkan melalui perencanaan berdasarkan evaluasi dan adaptasi
terhadap segala perubahan yang terjadi.
2.
Berdasarkan
fakta hari ini dan perkiraan situasi di masa yang akan datang. Perencanaan
tanpa didukung dengan fakta (data) yang sesuai dengan kebutuhan tidak mampu
memberikan hasil yang terbaik. Dengan demikian memerlukan data-data pendukung
guna membuat suatu perencanaan sehingga rencana pekerjaan bisa dilakukan dengan
baik
3.
Futuritas
Perencanaan selalu berkaitandengan
masa depan, perencanann juga memperhatikan berbagai sumber informasi seputar
kinerja suatu organisasi pada masa laud an sekarang.
4.
Fleksibelitas
Suatu perencanaan harus mudah
diakomodasikan dengan berbagai kondisi yang baru dan perubahan-perubahan masa
depan yang belum diketahui waktu memulai perencanan. Perencanaan dibuat bukan
untuk waktu yang relatif singkat, tetapi di perkirakan untuk waktu tertenti,
maka dalam membuat perencanaan perlu diperkirakan untuk melakukan penyempurnaan
dan pengembangan.
5.
Reliabilitas
Perencanaan harus realistis dalam
mencapai target yang ditentukan dengan mempertimbangkanberbagai sarana
pendukung yang ada. Artinya perencanaan itu disesuaikan dengan kondisi organisasi,
baik kondisi finansial maupun SDM, hai itu tergantung kemampuan pemimpin dalam
memimpin organisasi.
L.
Langkah-langkah
perencanaan Pekerjaan
1.
menentukan
kebutuhan dan tujuan yang akan dicapai dari suatu kegiatan yang akan dilakukan
2.
melakukan
observasi dan penelitian terhadap informasi yang sudah dikumpulkan.
3.
Identifikasi
kondisi lingkungan yang berkaitan dengan pekerjaan, baik kondisi financial
maupun SDM, serta faktor-faktor yang dapat mempengaruhi berbagai kondisi yang
ada kemudian dipelajari
4.
Buatlah
hubungan di antara semua hal tersebut di atas dan sinergikanlah sehingga
menjadi satu kesatuan yang utuh dann akan menjadi landasan operasional kerja
5.
Berdasarkan
perbandingan terhadap alternatif yang dipilih, selanjutnya lakukan penilaian
apakah sudah sesuai dengan tuntutan yang diinginkan. Kalau memang sudah sesuai,
maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan perencanaan.
M.
Deskripsi
Pekerjaan
Deskripsi
pekerjaan atau jabatan merupakan suatu dokumen tertulis serba lengkap yang
mengidentifikasi pekerjaan yang harus dilaksanakan beserta tanggungjawabnya,
hubungannya dengan pekerjaan-pekerjaan lain, persyaratan-persyaratan
pelaksanaannya. Berbagai deskripsi pekerjaan memiliki karakteriskti yang sama,
walaupun penulisannya dapat beraneka ragam.
Deskripsi
pekerjaan memiliki dua jenis deskripsi, yaitu:
a.
Deskripsi
generik
Deskripsi ini
berisi penulisan umum tanpa mengidentifikasi tugas dan tanggungjawab secara
spesifik. Bentuk generik pada umumnya digunakan untuk berbagai maksud sebagai
berikut:
1.)
Program
pengembangan dan pelatihan
2.)
Rekrutmen
3.)
Perencanaan
organisasi
4.)
Pengembangan
standar prestasi
5.)
Perencanaan
tenaga kerja
6.)
Penelitian
pengupahan
b.
Deskripsi
spesifik
Dalam
deskripsi ini kewajiban dan tugas sesuatu pekerjaan dijelaskan secara cermat.
Disini ditunjukkan hubungannya dengan pekerjaan-pekerjaan spesifik lainnya pada
unit terkecil dalam organisasi. deskripsi spesifik dimanfaatkan untuk, sebagai
berikut:
1.)
Analisis
pekerjaan yang serba cermat
2.)
Evaluasi
pekerjaan (untuk administrasi upah dan gaji)
N.
Spesifikasi
Pekerjaan
Spesifikasi
pekerjaan menunjukkan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para pelaksa
pekerjaan sebagaimana yang diharapkan agar mereka ini maampu melaksanakan
kewajiban, tanggungjawab, dan mampu mampu bekerja dengan orang-orang
bawahannya.
a.
Isi spesifikasi
pekerjaan
Biasanya isi
Dalam Deskripsi pekerjaan terutama keterampilan, pengalaman dan pengetahuan
minimum yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Persyaratan minimum dapat
meliputi tuntutan-tuntuatan pekerjaan secara khusus.
b.
Menyusun
spesifikasi pekerjaan
Rumuskan
terlebih dahulu calon pelaksana yang ideal. Setelah memperoleh gambaran tentang
calon yang ideal, baru dapat mencari calon-calon (pelamar) berdasarkan
perbandingan dengan pelamar-pelamar lain pada umumnya.
O.
Spesifikasi
Jabatan (Job Spesification)
Spesifikasi
daftar dari tuntutan manusiawi suatu jabatan, yakni pendidikan, keterampilan,
kepribadian, dan lain-lain yang sesuai produk dari analisis jabatan.
Spesifikasi jabatan berisi tenteng
kualifikasi individu sehubungan dengan posisinya pada jabatan tertentu.
Dalam mengembangkan spesifikasi jabatan, perlu mempertimbangkan semua elemem
pengetahuan, kemempuan, kecakapan, dan keterampilan. Pengetahuan menunjukkan
pada informasi prosedural yang penting untuk keberhasilan kerja. Keterampilan
adalah tingkat kemahiran individu dalam meyelesaikan tugas. Dengan pengetahuan
dan pengalaman, dapat diperoleh kemampuan dalam pekerjaan untuk persiapan
spesifikasi jabatan. Kemampuan menenjukkan kecakapan individu secara umum dan
karakter lain mungkin menjadi ciri personal individu atau motivasi positif dan
dapt dikembangkan.
Dalam
pencatatan deskripsi jabatan , informasi bisa datang dari kombinasi kerja
jabatan individu atau perencanaan jabatan dan pelatihan analisis jabatan.
P.
Desain
Pekerjaan (Job Design)
Desain
pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja seorang karyawan.
Secara organisasional. Desain pekerjaan sangat penting dilakukan karena orang
banyak menghabiskan waktu untuk bekerja. Desain pekerjaan juga membutuhkan
struktur pekerjaan seperti isi, fungsi, perencanaan organisasi, dan hubungan
pekerjaan. Disamping itu kebutuhan akan afiliasi dengan manajemen maupun kelompok
dan kekuasaan sangat mempengaruhi desain pekerjaan.
Desain
pekerjaan adalah proses penentuan tugas yang akan dilaksanakan, metode yang
digunakan untuk melaksanakan tugas dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan
dengan pekerjaan lainnya didalam organisasi. desain pekerjaan merupakan salah
satu faktor pendorong keberhasilan produktivitas organisasi.
Q.
Faktor-faktor
yang mempengaruhi desain pekerjaan
Organisasi
harus menyadari dan memahami hasil maksimal yang akan diperoleh dari desain
pekerjaan yang tergantung dari beberapa faktor berikut:
a.
Individu
Individu
memiliki perbedaan karakter, padangan, sosial budaya, norma yang berbeda untuk
setiap individunya dalam organisa yang sama. Peran individu dalam organisasi
sangat penting dengan pekerjaan itu sendiri sehingga interaksi antara
organisasi dan individu menjadi fokus perhatian oleh manajer. Oleh karena itu,
nilai-nilai baru yang sesusai dengan tuntutan lingkungan organisasi perlu
disosialisasikan kepada semua individu dalam organisasi.
b.
Teknologi yang
digunakan
Teknologi
mempunyai dampak terhadap desain pekerjaan jenis pekerjaan, alat yang
digunakan, tata letak, dan tehnik untuk menghasilkan output produk merupakan
beberapa alasan penyebab kendala yang dapat menghambat kelancaran sebuah
pekerjaan
c.
Biaya atau
anggaran
Anggaran adalah
variable yang krusial di tiap organisasi yang beroperasi. Apapun metode yang
digunakan manajemen, harus berpijak pada sisi ekonomis oerganisasi. Oleh karena
itu, sumber daya yang representatif harus direncanakan sebagai awal dari
langkah kebehasilan organisasi.
d.
Struktur
organisasi
Saat ini
organisasi akan menjadi lebih lincah apabila digerakkan oleh roda operasional
yang gesit, lincah dan mampu melihat perubahan kedepan. Organisasi tersebut haruslah
lebih efektif untuk dapat melakukan kecepatan perubahan dan ketidakpastian
global. Oleh karena itu, struktur organisasi sangat berpengaruh terhadap
keberhasilan desain pekerjaan.
e.
Variabel
internal
1.)
Manajemen
Manajemen
bertanggungjawab terhadap organisasi secara keseluruhan. Suatu tanggungjawab
yang sering kali mengharuskan manajemen harus menghadapi berbagai pihak yang
berkepentingan dan menyeimbangkan tuntutan yang saling bertentangan.
2.)
Karyawan
Hampir dalam
semua organisasi, sifat dari tenaga kerja adalah berubah, karena faktor
demografi. Faktor ini akan mengubah pergeseran kepentingan-kepentingan
konsumsi, produk, biaya, dan pemasaran karena menyangkut segmen pasar yang
berubah.
Mengelola
Karyawan
Dalam cara
mengelola karyawan dengan baik, ada beberapa cara yaitu:
a.)
Keamanan
employment security
Dibutuhkan
untuk menghadapi tekanan akan perlunya kehati-hatian dan selektivitas yang
tinggi dalam memperkerjakan manusia.
b.)
Selektif dalam
merekrut
Merupakn
jaminan dalam pekerjaan dan kepercayaan yang dimiliki organisasi untuk
kesuksesan bersaing.bisa juga proses seleksi ini dilakukan untuk mencari orang
tepat yang dapat bekerja dengan baik dan berkembang dalam lingkungan baru
sehingga membutuhkan supervise yang lebih sedikit.
c.)
Upah yang
tinggi
Bagi organisai
yang ingin memperkerjakan karyawan yang berkompetensi, kompensasi yang tinggi
merupakan salah satu kunci untuk mendapatkannya.
d.)
Pembayaran
intensif
Bahwa pekerjaan
dan kepuasan kerja karyawan akan sangat bergantung pada pembayaran intensif
sebagai salah satu faktor motivasi.
e.)
Employee
ownership
Memberikan dua
keuntungan. Yang pertama, karyawan yang ingi memiliki keinginan untuk mendapat
kepemilikan saham dalam organisasi dapat disejajrkan keinginan tersebut dengan
pemegang saham. Kedua, karyawan memiliki sikap jangka panjang terhadap
organisasi, tentang strategi, kebijakan, investasi.
f.)
Information
sharing
Karyawan
merupakan asset organisasi yang memiliki keunggulan bersaing terutama dengan
pesaing organisasi. oleh karena itu, organisasi perlu berhati-hati dan tidak
memberikan informasi besar pada karyawan karena rawan terjadi kebocoran pada
pihak pesaing.
g.)
Partisipasi dan
pemberian wewenang
Informasi yang
diketahui oleh semua jenjang manajemen memudahkan karyawan untuk bekerja sama
dan berpartisipasi guna pengambilan keputusan yang lebih cepat serta mendukung
adanya desentralisasi.
h.)
Self-managed
teams
Keuntungan yang
didapat dari memiliki tim solit diantaranya dalam hal mengurai biaya material
dan metode produksi karena semua itu dapat ditangi dan dikelola secra tim.
i.)
Cross-ultilizition
dan cross-training
Adanya
keragaman dalam pekerjaan memberikan peluang terhadap perubahan dalam aktivitas
secara potensial akan membawa perubahan kemampuan karyawan dalm hubungan dengan
rekan kerja
j.)
Symbolic-egalitarianism
Egalitarianism
adalah sejumlah cara untuk memberiakn tanda, baik bagi orang dari luar
organisasi dan dalam organisasi bahwa terdapat pesamaan komparatif.
k.)
Kompresi upah
Komprsi upah
dapat berjaln efektif apabila ada kerja sama dan saling membantu untuk
pencapaian selesainya pekerjaan dengan mengurangi kompetisi interpersonal.
l.)
Promosi
internal
Metode ini
memberiakan kesempatan peluang promosi bagi karyawan.
IV.
KESIMPULAN
Analisis
pekerjaan (job analysis) adalah suatu konsep yang tidak dapat dipisahkan
dari organisasi. Organisasi merupakan sekumpulan pekerjaan yang dikerjakan oleh
orang-orang yang berkerjasama, baik pada bidang yang sama maupun yang berbeda,
yang ada dalam suatu wadah untuk mencapai tujuannya. berdasarkan hal tersebut,
dalam organisasi terdiri dari banyak pekerjaan, orang-orang yang bekerjasama,
dan sumber daya lainnya dalam rangka mencapai tujuannya.
Perencanaan
pekerjaan adalah penentuan program kerja yang dilakukan pertama kali sebelum melakukan
pengorganisasian, aktualing, dan kontroling yang akan membantu tercapainya
sasaraan yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi. Perencanaan memiliki
beberapa unsur, diantaranya kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya, adanya proses, adanya hasil yang ingin
dicapai dan masa depan dan waktu
tertentu. Perencanaan pekerjaan harus mempertimbangkan berbagai faktor.
Faktor primer yang harus dipertimbangkan adalah Rencana Strategis
Organisasi. Strategi dasar, sasaran-sasaran terperinci, tujuan-tujuan untuk
mewujudkan strategi akan menentukan pekerjaan.
DAFTAR
PUSTAKA
Herman
Sofyandi, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2013)
Ike
kusdyh Rachmawati , Manajemen
sumber Daya Manusia, (Yogyakarta: C.V
Andi Offset, 2008)
Moh
agus tulus. Manajemen Sumber Daya Manusia,(Jakarta:PT Gramedia Pustaka
Utama, 1993).
Wilson Bangun, Manajemen Sumber
Daya Manusia, (Jakarta: Erlangga, 2012)
