I.
PENDAHULUAN
Seiring
berkembangnya zaman yang semakin maju berpengaruh besar pada pendidikan yang
ada, karena dalam pendidikan mengalami pengelolaan yang begitu panjang mulai
masukan, proses maupun keluaran (outcome).
Dalam makalah ini menekankan pada proses untuk meningkatkan
kualitas pendidikan yang ada, supaya kostumer merasa puas dengan hasilnya. Sehingga,
kinerja dari masing-masing instansi harus ditingkatkan performansinya. Ketika
proses itu lebih ditekankan maka output daripada pendidikan akan benar-benar
berkualitas tinggi, dan akan berbeda dengan pendidikan di Negara-negara lain.
II.
RUMUSAN MASALAH
A.
Apa
pengertian proses dan manajemen proses?
B.
Apa
saja komponen penting dalam manajemen proses?
C.
Bagaimana
langkah-langkah perbaikan manajemen proses untuk memperbaiki kualitas
Pendidikan?
D.
Bagaimana
contoh penerapan proses dalam manajemen siswa?
III.
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
proses dan manajemen proses
Pada
umumnya, semua produk itu diproduksi dengan baik adalah untuk memuaskan
pelanggan, sehingga proses kerja harus ditingkatkan performansinya secara
terus-menerus, karena seiring berkembangnya zaman selera dan kebutuhan
pelanggan selalu berubah-ubah. [1]
Proses
merupakan integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode, dan
mesin atau peralatan dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah
output untuk pelanggan. Sedangkan pengertian manajemen proses adalah proses
pengelolahan integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode, dan
mesin atau peralatan dalam suatu lingkungan guna mengahsilkan nilai tambah
output untuk pelanggan. Dalam hal ini ada 4 pihak yang terlibat dalam operasi
dan perbaikan proses, antara lain:
1.
Pelanggan adalah orang yang akan menggunakan
output secara langsung atau orang yang akan menggunakan output itu sebagai
input dalam proses kerja mereka
2.
Kelompok
kerja adalah orang-orang yang bekerja dalam proses untuk menghasilkan dan
menyerahkan output yang diinginkan
3.
Pemasok
adalah orang yang memberikan input ke proses kerja. Orang-orang yang bekerja
dalam proses pada kenyataanya merupakan pelanggan atau pemasok
4.
Pemilik
adalah orang yang bertanggungjawab untuk operasi dari proses dan untuk
perbaiakan prose situ
Telah kita ketahui, bahwa pelanggan adalah orang yang
mendefinisikan output yang diinginkan dari proses. Hal ini diperoleh melalui 2
kategori inforamasi yang mengalir dari pelanggan ke kelompok kerja, antara lain
sebagai berikut:
1.
Kebutuhan
pelanggan yang merupakan suatu deskripsi dari apa yang diinginkan, dibutuhkan,
atau diharapkan oleh pelanggan.
2.
Umpan
balik adalah suatu keterangan tentang baik atau buruknya suatu output yang
diserahkan dalam perbandingannya dengan ekspektasi pelanggan.[2]
B.
Komponen
penting dalam manajemen proses
Konsep
dari manjemen proses berkaitan dengan perbaikan kualitas. Gabriel Pall
mengidentifikasi ada 6 komponen yang penting untuk manajemen proses, antara
lain:
1.
Kepemilikan
(ownership) menugaskan tanggung jawab untuk desain, operasi, dan perbaikan
proses
2.
Perencanaan
(planning) menetapkan suatu pendekatan terstruktur dan terdisiplin untuk
mengerti, mengidentifikasikan, dan mendokumentasikan semua komponen utama dalam
proses dan hubungan antar-komponen utama
3.
Pengendalian
(control) menjamin efektivitas, dimana semua output dalam diperkirakan dan
konsisteb dengan ekspektasi pelanggan
4.
Pengukuran
(measurement) memetakan performansi atribut terhadap kebutuhan pelanggan dan
menetapkan kriteria untuk akurasi, presisi, dan frekuensi perolehan data
5.
Perbaikan
atau peningkatan (improvement) meningkatkan efektifitas dari proses melalui
perbaikan-perbaikan yang diidentifikasi secara tetap
6.
Optimisasi
(optimization) meningkatkan efisien dan produktivitas melalui
perbaikan-perbaikan yang diidentifikasi secara tetap
Keenam komponan di atas merupakan landasan untuk keberhasilan
manajemen dari suatu proses apa saja. Komponen-komponen itu dibutukan untuk
proses kerja yang menghasilkan dan menyerahkan produk ke pelanggan, untuk
proses yang menspesifikasikan kebutuhan dan kepuasan sepanjang rantai
pelanggan-pemasok, dan untuk proses yang mendukung pekerja dalam pekerjaan
mereka.[3]
Setiap organisasi dapat mengidentifikasikan proses kunci yang
mempengaruhi keberhasilannya. Kita dapat menggunakan enam pertanyaan berikut
untuk membantu dalam mengidentifikasi proses kunci yang memiliki dampak
terbesar pada pelanggan, yaitu:
1.
Produk
apa yang terpenting bagi pelanggan?
2.
Proses
apa yang menghasilkan produk ini?
3.
Komponen
atau faktor kunci apa yang merangsang tindakan dalam organisasi, dan proses apa
yang mengkonversi atau mengubah rangsangan ini menjadi output?
4.
Proses
mana yang memiliki visibility tertinggi dengan pelanggan?
5.
Proses
mana yang memiliki dampak terbesar terhadap standar performansi yang dikendalikan
oleh pelanggan?
6.
Berdasarkan
data performansi, proses mana yang memiliki potensi terbesar untuk perbaikan?[4]
C.
Langkah-langkah
perbaikan proses untuk memperbaiki kualitas Pendidikan.
Dalam
perbaikan proses dilakukan beberapa langkah, antara lain sebagai berikut:
1.
Mendefinisikan
masalah proses
Model
perbaikan proses dimulai dari penetapan atau spesifikasi sistem mana yang
terlibat, agar usaha-usaha dalam terfokus pada proses bukan pada output.
Aktivitas spesifik antara lain:
a.
Identifikasi
output
b.
Identifikasi
pelanggan
c.
Definisi
kebutuhan pelanggan
d.
Identifikasi
proses yang menghasilkan
e.
Identifikasi
pemilik proses
2.
Identifikasi
dokumen proses
Diagram
alir merupakan alat yang umum dipergunakan untuk mendeskripsikan proses.
Pembuatan diagram alir dari proses akan memungkinkan kita untuk melakukan 4
aktivitas perbaikan berikut:
a.
Mengidentifikasi
peserta dalam proses, berdasarkan nama, posisi atau organisasi
b.
Memberikan
kepada semua peserta dalam proses suatu pemahaman umum tentang semua langkah
dalam proses dan peranan individu mereka
c.
Mengidentifikasi
efisiensi, pemborosan, dan langkah-langkah redundant (berlebihan atau tidak
perlu) dalam proses
d.
Menawarkan
suatu kerangka kerja untuk mendefinisikan pengukuran proses.
3.
Mengukur
performansi
Pengukuran
performansi dimaksudkan agar dapat mengkuantifikasikan bagaimana baik atau
jelek suatu sistem sedang berjalan atau beroperasi. Ukuran-ukuran performansi
harus diidentifikasikan dan dievaluasi dalam konteks ekspektasi pelanggan.
Dengan kata lain setiap ukuran performansi yang dipergunakan harus mengacu pada
ekspektasi pelanggan. Pada dasarnya pengukuran performansi dapat dilakukan pada
tiga tingkat, yaitu: proses, output, outcome. Ukuran-ukuran output
mendefinisikan features spesifik, nilai-nilai, dan atribut dari setiap produk yang
dapat diuji dari dua sisi, antara lain sebagai berikut:
a.
Berkaitan
dengan karakteristik output yang diinginkan oleh pelanggan (kebutuhan
pelanggan)
b.
Karakteristik
output yang secara aktual diserahkan oleh proses.
Kebutuhan pelanggan sering disebut sebagai suara dari pelanggan,
sedangkan kapabilitas proses sering disebut sebagai suara dari proses.
Ukuran-ukuran outcome mendefinisikan dampak absolut dari proses dan tergantung
pada kepuasan pelanggan. Dengan demikian kepuasaan pelanggan merupakan ukuran
kunci dan outcome.[5]
4.
Memahami
mengapa suatu masalah dalam proses terjadi
Ketiadaan
data menimbulkan kesulitan untuk memahami mengapa suatu sistem berjalan seperti
itu sehingga performansinya tidak sesuai dengan yang diharapkan. Masalah adalah
deviasi atau penyimpangan yang terjadi antara performansi yang diharapkan
(sasaran) dan performansi actual (hasil actual). Contoh pernyataan masalah: “mesin
produksi M tidak pernah mampu memproduksi lebih 70% dari desain kapasitasnya”.
Untuk memahami mengapa suatu masalah terjadi, ada langkah-langkah kea rah
perbaikan proses efektif dan efisien, kita lihat tabel berikut:[6]
|
Tingkat
|
Observasi
|
Tindakan
|
Hasil
|
|
Gejala
|
Mobil
tidak hidup (mogok)
|
Memanggil
kendaraan derek
|
Mengeluarkan
biaya
|
|
Penyebab
|
Aki
tidak berfungsi
|
Mengganti
aki mobil
|
Tiba
terlambat di tempat tujuan
|
|
Akar
penyebab
|
Perawatan
preventif tidak dilakukan secara tepat
|
Implementasi
perawatan mobil sesuai saran pabrik
|
Mobil
tidak pernah mogok
|
5.
Mengembangkan
dan menguji ide-ide
Empat
langkah terdahulu membangun kerangka dasar untuk memahami dimensi kritis dari
proses, dengan jalan mengidentifikasi proses kunci, mengukur bagaimana baik
atau jelek prose situ beroperasi, dan memahami mengapa proses itu beroperasi
dengan cara sendirinya sehingga menimbulkan masalah.
Keempat
langkah di atas membantu kita untuk mengidentifikasi penyebab-penyebab dari
masalah utama. Pengembangan ide-ide untuk perbaikan proses dimulai pada langkah
kelima. Ide-ide untuk perbaikan proses harus ditujukan langsung pada akar
penyebab masalah. Agar ide-ide yang dipilih untuk perbaikan prose situ efektif,
ide-ide itu perlu diuji terlebih dahulu sebelum diimplementasikan.
Eksperimentasi dari ide-ide itu akan membantu menghindarkan kegagalan ketika
ide-ide tersebut diimplementasikan dalam proses. Dengan demikian langkah ke-5
ini berusaha untuk mengembangkan dan menguji ide-ide untuk perbaikan proses
melalui suatu eksperimentasi, sebelum ide-ide terpilih itu diimplementasikan.
6.
Implementasi
solusi dan evaluasi
Di
dalam langkah yang terkhir ini adalah model perbaikan proses yang dimulai
dengan perencanaan, kemudian implentasi perbaikan-perbaikan yang diidentifikasi
dan diuji dalam langksh ke-5.
Langkah
6 ini melanjutkan untuk mengukur dan mengevaluasi efektivitas dari proses yang
diperbaiki. Informasi yang diperoleh kemudian dijadikan umpan balik untuk
melaksanakan perbaikan proses selanjutnya, sehingga akan dipeoleh suatu
perbaikan proses secara terus-menerus. Hal tersebut bisa dilihat pada bagan model
perbaikan proses berikut:[7]
|
Langkah 1
  Definisi
Masalah |
|
Langkah
2
Identifikasi
dan Dokumentasi Proses
|
|
Langkah 3
Mengukur Performansi
|
|
Langkah 4
Memahami Mengapa suatu masalah dalam konteks proses
|
|
Langkah 5
Mengembangkan dan Menguji ide-ide
|
|
Langkah 6
 Implermentasi
Solusi dan Evaluasi |
Model Perbaikan Proses[8]
D.
Contoh
Penerapan Proses dalam Manajemen Siswa
Proses
merupakan kerja yang dilakukan untuk menghasilkan barang atau jasa yang akan
disampaikan pada kostumer adalah penting untuk memahami apa yang dibutuhkan
pada sisi masukan guna menjalankan proses. Masukan tersebut dapat berupa
materi, informasi, bimbingan, regulasi atau tindakan. Penting pula untuk
memahami bagaimana proses anda member tambahan nilai untuk masukan yang anda
terima sehingga anda dapat menghasilkan keluaran yang bermutu untuk keluaran
anda.
Masukan + Proses Nilai Tambah =
Mutu Keluaran
Hal
tersebut dapat kita lihat pada penerapan manajemen siswa, ketika penerimaan
siswa baru di sekolah guru dan kepala sekolah berusaha menyeleksi calon siswa
baru yang berkualitas, dengan harapan saat proses pembelajaran berjalan lancar
dan menghasilkan kompetensi lulusan yang unggul.
Di
dalam pelaksanaan pembelajaran, siswa diarahkan yang baik, jika terjadi
kesalahan harus diberi sanksi baik berupa teguran, peringatan tertulis,
dibimbing oleh guru BK dan lain-lain. Tujuan layanan Bimbingan dan konseling
adalah agar mempunyai pengenalan yang jelas mengenai dirinya, situasi
lingkungan dan mampu mengatasi kesulitan-kesulitan yang berkaitan dengan
pemahaman dirinya, sehingga bimbingan dan konseling sangat diperlukan dalam
sekolah. Dengan proses yang sedemikian rupa, kostumer diharapkan puas dengan
hasil yang diperoleh, yaitu menghasilkan kompetensi lulusan yang bermutu, dan
berdedikasi tinggi.
IV.
KESIMPULAN
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa Proses merupakan
integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode, dan mesin atau
peralatan dalam suatu lingkungan guna mengahsilkan nilai tambah output untuk
pelanggan. Sedangkan pengertian manajemen proses adalah proses pengelolahan
integrasi sekuensial (berurutan) dari orang, material, metode, dan mesin atau
peralatan dalam suatu lingkungan guna mengahsilkan nilai tambah output untuk
pelanggan.
Di dalam perbaikan proses itu terdapat 4 hal yang terlibat, yaitu:
pelanggan, kelompok kerja, pemasok dan pemilik. Selain itu, ada juga 4 komponen
yang penting dalam manajemen proses, yaitu: kepemilikian, perencanaan,
pengendalian, pengukuran, perbaikan dan optimisasi.
Adapun langkah-langkah perbaikan prose situ meliputi berikut:
definisi masalah, identifikasi dan dokumentasi proses, mengukur performansi,
memahami mengapa suatu masalah dalam konteks proses, mengembangkan dan menguji
ide-ide serta implementasi solusi dan evaluasi. Contoh penerapan proses salah
satunya bisa diterapkan dalam manajemen siswa.
DAFTAR PUSTAKA
Nasution, Nur. Manajemen Mutu
Terpadu (Total Quality Management). (Bogor: Ghalia Indonesia, 2015).
Gaspersz, Vincent. Total Quality
Management. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2008).
Manajemen Pendidikan
[1]Nur Nasution. Manajemen
Mutu Terpadu (Total Quality Management). (Bogor: Ghalia Indonesia, 2015).
Hal. 45.
[2] Vincent Gaspersz. Total Quality Management. (Jakarta:
Gramedia Pustaka Utama, 2008). Hal. 77-78
[4]
Vincent
Gaspersz. Total Quality Management… Hal. 79.
[7]
Vincent
Gaspersz. Total Quality Management…. Hal. 81-85.
[8]
Vincent
Gaspersz. Total Quality Management…. Hal. 86-87.
